Acest studiu urmărește tranziția digitală a unei clinici de optică și ochelari personalizați, care a reușit să centralizeze programările din mai multe locații și să îmbunătățească experiența clienților printr-o soluție digitală unitară. După utilizarea unor sisteme dispersate și un volum ridicat de apeluri telefonice, platforma cloud aleasă a permis o reducere drastică a erorilor operaționale și o creștere a eficienței.
Clinica opera în mai multe locații, dar fiecare punct de lucru își gestiona separat programările. Comunicarea era realizată prin:
- agende fizice sau sisteme rudimentare de evidență locală;
- apeluri telefonice frecvente pentru confirmări, reprogramări sau informații;
- lipsa unui calendar unificat și a unei viziuni centrale asupra programărilor.
Acest model genera probleme recurente: clienții ajungeau în locații greșite, erau suprapuneri de programări, iar personalul pierdea timp răspunzând la telefon. Lipsa unei soluții digitale integrate afecta atât productivitatea echipei, cât și imaginea brandului în fața clienților.
Soluția implementată
Pentru a rezolva aceste probleme, clinica a adoptat o platformă complet digitală, operată în cloud, care a permis centralizarea programărilor din toate locațiile într-un sistem unic. Fiecare sediu a fost configurat cu parametrii proprii, iar platforma a fost adaptată la procesele interne existente.
Beneficiile-cheie ale acestei implementări:
- programări directe din site-ul clinicii, fără redirecționări externe;
- posibilitatea de a selecta locația, specialistul dorit și serviciile oferite;
- notificări automate trimise clienților pentru confirmări și reamintiri;
- calendar unificat cu vizibilitate segmentată pentru fiecare locație;
- întreținere și actualizări realizate de furnizor, fără costuri suplimentare interne.
Module utilizate de clinica de optică:
✅ Programări online
Selectarea serviciului, specialistului și locației dorite, în funcție de disponibilitate.
✅ Calendar angajați și locații
Fiecare sediu are un calendar propriu, sincronizat și gestionabil centralizat.
✅ Notificări automate
Sistem automat de mesaje pentru confirmări, reamintiri și anulări.
✅ Website integrat
Programările se realizează direct în site-ul clinicii, cu un design adaptat imaginii brandului.
✅ Modul SEO
Creșterea vizibilității în Google, prin control complet asupra conținutului și eliminarea intermediarilor.
✅ Modul clienți
Acces la istoricul de programări, preferințele clientului și opțiuni de comunicare eficientă.
✅ Modul GDPR
Respectarea cerințelor legale privind protecția datelor personale, într-un format ușor de administrat.
Rezultate obținute
După implementare, clinica a observat rapid rezultate clare:
- Creștere vizibilă a numărului de programări online, cu un procent ridicat direct din website;
- Reducerea semnificativă a apelurilor telefonice pentru informații sau modificări de programări;
- Scăderea numărului de anulări și a confuziilor privind locațiile;
- Claritate operațională pentru fiecare locație în parte, cu un sistem centralizat ușor de coordonat;
- Consolidarea prezenței online, cu o autoritate mai mare în motoarele de căutare.
Concluzii
Digitalizarea completă printr-o platformă cloud personalizată a oferit clinicii de optică un cadru stabil și eficient pentru gestionarea activităților. Soluția a înlocuit cu succes metodele fragmentate folosite anterior, reducând efortul uman și îmbunătățind semnificativ experiența clienților.
Prin adaptarea platformei la nevoile fiecărei locații și prin eliminarea surselor externe care afectau vizibilitatea online, clinica a obținut control operațional, eficiență și o imagine digitală coerentă. Acest model poate servi ca exemplu pentru alte organizații care operează în rețea, dar doresc centralizare și personalizare fără investiții majore în infrastructură.
Programările nu trebuie să fie complicate
Cu sistemul nostru, totul devine clar și organizat — atât pentru tine, cât și pentru clienții tăi.
Scrie-ne și îți arătăm cum funcționează!